Pisanje opomene radniku često je prvi korak koji poslodavci poduzimaju kada se susretnu s problematičnim ponašanjem na radnom mjestu. Međutim, mnogi menadžeri ne znaju da jedna loše napisana opomena može postati pravni problem veći od originalnog prekršaja koji su htjeli riješiti.
Opomena radniku je formalni dokument kojim poslodavac upozorava zaposlenika na neprihvatljivo ponašanje ili kršenje radnih obveza, služeći kao prvi korak disciplinskog postupka prije eventualnog otkaza.
Imam iskustvo s više od stotinu slučajeva gdje je neispravno napisana opomena koštala tvrtke ozbiljne novčane iznose na sudu – a sve je počelo s jednom pogrešnom rečenicom u dokumentu koji je trebao biti jednostavan.
Kada Je Opomena Radniku Potrebna i Opravdana
Najčešći Razlozi za Izdavanje Opomene
Pitanje koje mi poslodavci najčešće postavljaju je: “Kada točno trebam napisati opomenu?” Odgovor nije uvijek crno-bijel, ali postoje jasni indikatori.
Kršenje radne discipline stoji na vrhu liste. To uključuje kronično kašnjenje (više od tri puta u mjesecu), neovlašteno napuštanje radnog mjesta, ili korištenje mobilnog telefona u zabranjenome vremenu. Jednom sam svjedočio situaciji gdje je zaposlenik redovito odlazio na pauze koje su trajale 45 minuta umjesto dozvoljenih 15.
Nepoštovanje nadređenih ili kolega također je čest razlog. Tu spadaju verbalni sukobi, odbijanje suradnje na projektima, ili javno kritiziranje managementa pred drugim zaposlenicima.
Nekvalitetno obavljanje posla postaje osnova za opomenu kada se radi o ponavljanim greškama unatoč prethodnim upozorenjima. Tu ne govorim o jednoj lošoj презentацији, već o stalnom obrascu rada koji šteti produktivnosti.
Kršenje sigurnosnih propisa je kategorija koja ne trpi odgodu – bilo da se radi o nošenju zaštitne opreme ili poštovanju procedura koje štite život i zdravlje.
Pravni Okvir i Zakonski Uvjeti za Opomenu
Zakon o radu jasno definira kada poslodavac može izdati opomenu. Ključni članak 113. stavlja naglasak na to da radnik mora biti svjestan svojih obveza prije nego što može biti kažnjen zbog njihova nekršenja.
Pravni stručnjaci često ističu da opomena mora biti razmjerna prekršaju. Ne možete izdati opomenu za jednorazno petominutno kašnjenje, ali možete za obrazac ponašanja koji se ponavlja unatoč verbalnim upozorenjima.
Dokaz je ključan – morate moći demonstrirati da se prekršaj dogodio. To znači vremenske evidencije za kašnjenje, pisane prijave za nepoštovanje, ili dokumentaciju o nekvalitetnom radu.
Zanimljiv detalj: opomena može biti izdana i preventivno, kao upozorenje o tome što će se dogoditi ako se određeno ponašanje nastavi. Ovo je posebno korisno kod manjih prekršaja gdje želite dati radniku priliku za ispravak.
Struktura i Obavezni Elementi Opomene Radniku
Zaglavlje i Osnovne Informacije
Svaka opomena mora početi s osnovnim podacima koji je čine pravovaljanom. Naziv tvrtke, adresa i matični broj idu na vrh dokumenta – zvuči osnovno, ali vidjeli ste koliko opomena završi u smeću jer nedostaje matični broj?
Sljedeće dolaze podaci o radniku: puno ime i prezime, OIB, radno mjesto i datum zaposlenja. Ova informacija pomaže u slučaju da opomena završi na sudu – sudac mora jasno znati o kojoj osobi se radi.
Datum izdavanja opomene mora biti precizno naveden, jer od njega teče rok za žalbu radnika. Greška u datumu može značiti da je cijeli dokument nevažeći.
Naslov dokumenta – “OPOMENA” – mora biti jasno istaknut. Dodajte i redni broj ako imate sustav numeriranja (preporučujem ga jer olakšava arhiviranje).
Opis Prekršaja i Činjeničnog Stanja
Ovo je srce opomene i mjesto gdje se većina poslodavaca spotakne. Opis mora biti objektivan, precizan i detaljnijem. Izbjegavajte emocije i subjektivne procjene.
Umjesto “Radnik se loše ponašao prema kolegici Ani”, napišite: “Dana 15.3.2025. u 14:30 sati radnik je podigao glas na kolegicu Anu Marić u open office prostoru, što je čulo pet drugih zaposlenika.”
Navedite točne datume, vremena i svjedoke kad god je moguće. Ako postoje pisani dokazi (e-mailovi, izvještaji), spomenite ih.
Korisna praksa je dodati i prethodna upozorenja. Na primjer: “Usmeno upozorenje o istoj problematici izdano je 1.3.2025., a razgovor je vođen 8.3.2025. u prisutnosti voditeljice odjela.”
Upozorenje i Posljedice
Ovaj dio mora jasno komunikirati dvije stvari: što se očekuje od radnika i što će se dogoditi ako se ponašanje ne promijeni.
Upozorenje formulirajte pozitivno – ne samo što radnik ne smije raditi, već što se od njega očekuje. “Radnik se obvezuje dolaziti na posao punktualno prema radnome vremenu od 8:00 sati.”
Posljedice moraju biti jasne i konkretne. “U slučaju ponavljanja prekršaja u sljedećih 6 mjeseci, poslodavac će pristupiti daljnjim disciplinskim mjerama, uključujući mogućnost otkaza ugovora o radu.”
Rok važenja opomene također treba specificirati – obično je to 6 do 12 mjeseci, ovisno o težini prekršaja.
Primjer Opomene Radniku – Kompletni Dokument
Opomena za Kašnjenje na Posao
TEHNOLOGIJE d.o.o.
Ilica 42, 10000 Zagreb
MB: 12345678901
OIB: 98765432109
OPOMENA br. 001/2025
Radniku: Marko Petrović
OIB: 12345678901
Radno mjesto: Programer
Datum zaposlenja: 1.9.2024
Zagreb, 20. ožujka 2025.
Povodom Vašeg ponašanja na radnom mjestu, izdajemo Vam ovu opomenu.
ČINJENIČNO STANJE:
U periodu od 1. do 15. ožujka 2025. zabilježeno je sljedeće:
- Dana 3.3.2025. došli ste na posao u 8:35 (kašnjenje 35 minuta)
- Dana 7.3.2025. došli ste na posao u 8:20 (kašnjenje 20 minuta)
- Dana 12.3.2025. došli ste na posao u 8:45 (kašnjenje 45 minuta)
- Dana 15.3.2025. došli ste na posao u 8:25 (kašnjenje 25 minuta)
Vaše radno vrijeme je od 8:00 do 16:00 sati prema ugovoru o radu.
Dana 10.3.2025. vodio se usmeni razgovor s voditeljicom odjela gospodinom Anom Kovač vezano uz redovitost dolaska na posao.
OPOMENA:
Ovim Vas upozoravamo da se Vaše ponašanje smatra kršenjem radne discipline prema članku 15. Pravilnika o radu tvrtke. Od Vas se očekuje da dolazite na radno mjesto punktualno u 8:00 sati svih radnih dana.
U slučaju ponavljanja prekršaja u sljedećih 6 mjeseci, pokrenuti ćemo daljnji disciplinski postupak koji može rezultirati otkazom ugovora o radu.
Ova opomena vrijedi 12 mjeseci od datuma izdavanja.
Imate pravo žalbe u roku od 8 dana od primitka ove opomene.
Direktor:
Petar Novi, dipl.ing.
Potvrda primitka:
Primio/la: _________________ Dana: _________
Opomena za Nepoštovanje Radnih Obveza
USLUGE PLUS d.o.o.
Vukovarska 10, 21000 Split
MB: 87654321098
OIB: 12398765432
OPOMENA br. 003/2025
Radnici: Marina Jurić
OIB: 98765432101
Radno mjesto: Računovotkinja
Datum zaposlenja: 15.6.2023
Split, 22. ožujka 2025.
ČINJENIČNO STANJE:
Dana 18.3.2025. niste dostavili mjesečni izvještaj o prihodima i rashodima koji se prema internim procedurama dostavlja najkasnije do 15. u mjesecu.
Dana 19.3.2025. u 10:30 sati telefonski ste kontaktirani od strane voditelje financija gospođe Marte Babić s podsjetkom na rok dostave.
Do danas, 22.3.2025., izvještaj još uvijek nije dostavljen, što narušava planiranje i financijski nadzor tvrtke.
OPOMENA:
Ovim Vas upozoravamo da neispunjavanje radnih obveza u propisanim rokovima predstavlja kršenje radne discipline. Od Vas se očekuje da sve izvještaje dostavljate u rokovima određenim internim aktima tvrtke.
Zahtijevamo hitnu dostavu spomenutog izvještaja najkasnije do 24.3.2025. do 12:00 sati.
U slučaju ponovnog kršenja rokova za dostavu izvještaja ili drugih radnih obveza u sljedećih 6 mjeseci, pristupiti ćemo daljnjim disciplinskim mjerama.
Direktor:
Ivan Marić, mag.oec.
Postupak Dostavljanja i Dokumentiranja Opomene
Načini Dostavljanja Opomene Radniku
Osobna dostava je najsigurniji način – stavite dokument u zatvorenu kovertu s oznakom “OPOMENA – OSOBNO” i predajte radniku u prisutnosti svjedoka. Radnik mora potpisati potvrdu primitka, a ako odbije potpis, svjedok to zabilježava na dokumentu.
Jednom sam svjedočio situaciji gdje je radnik pokušao pobacati opomenu neotvorenu – srećom, imali smo svjedoka koji je sve zabilježio.
Preporučena pošta s povratnicom je dobra alternativa ako radnik nije na poslu. Važno je da kuverta bude označena kao “OPOMENA” da nema dvojbe o sadržaju.
Elektronička dostava postaje sve popularnija, ali mora biti provedena kroz sigurnu platformu koja omogućuje potvrdu čitanja. Obični email nije dostatan – potreban je sustav koji garantira autentičnost i vrijeme dostave.
Dostava putem treće osobe (kolega, obitelj) može biti problematična iz pravnog aspekta. Izbjegavajte ovaj način osim u iznimnim slučajevima.
Ako radnik odbije primiti opomenu, dokumentirajte to činjenicu. Opomena se tada smatra dostavljenom, ali morate imati pisani dokaz o pokušaju dostave.
Čuvanje Dokumentacije i Evidencija
Osobni dosije svakog zaposlenika mora sadržavati sve opomene s datumima izdavanja i dostave. Koristim jednostavan sustav: crveni fascikl za disciplinske mjere, zeleni za pohvale.
Digitalne kopije trebaju biti sigurno arhivirane s backup sustavom. Jedna tvrtka je izgubila važan spor jer im se “slučajno” obrisao server s dokumentacijom…
Registro opomena pomaže u praćenju obrazaca ponašanja. Spreadsheet s kolonama: ime radnika, datum, tip prekršaja, datum dostave, ishod – jednostavno, ali učinkovito.
Rokovi čuvanja – po zakonu morate čuvati disciplinske mjere dvije godine nakon prestanka radnog odnosa. Praktički, preporučujem pet godina zbog potencijalnih sporova.
Važna napomena: sve kopije moraju biti identične originalu. Vidjeo sam slučajeve gdje su se kopije “slučajno” razlikovale od originala – što automatski znači gubak na sudu.
Pristup dokumentaciji mora biti ograničen na HR odjel i direktni management. Povjerljivost je ključna – curenje informacija može dovesti do dodatnih pravnih problema.
Česte Greške Poslodavaca Pri Pisanju Opomene
Formalne Greške Koje Mogu Poništiti Opomenu
Nedostaje potpis ovlašene osobe – vidi se češće nego što biste mislili. Opomena mora biti potpisana od strane osobe koja ima ovlast za izdavanje disciplinskih mjera prema internim aktima tvrtke.
Jedna tvrtka je izgubila spor jer je opomenu potpisao voditelj odjela koji prema pravilniku nije imao tu ovlast – trebao je direktor ili zamjenik.
Pogrešan datum može učiniti cijelu opomenu nevažećom. Posebno opasno je antedatiranje (upisivanje ranijeg datuma) – to je automatski razlog za poništavanje.
Nejasne reference na pravilnike ili navođenje člankova koji ne postoje. “Prema članku 15. pravilnika” zvuči profesionalno, ali ako članak 15. govori o godišnjim odmorima, ne o disciplini, opomena je beskorisna.
Nedostaju osnovni podaci o radniku ili tvrtki. Vidjao sam opomene bez OIB-a radnika – što je pravni nonsens jer identifikacija nije nedvosmislena.
Pogrešno ime tvrtke ili zastarjeli podaci (stara adresa, pogrešan matični broj) mogu dovesti u pitanje valjanost dokumenta.
Sadržajne Greške i Kako Ih Izbjeći
Emotivan jezik je najčešća greška. “Radnik se ponašao nepodnošljivo” ili “pokazao je nezahvalnost” – takve formulacije mogu poslodavca dovesti u nezgodnu poziciju na sudu.
Umjesto emocija, koristite činjenice: “Radnik je tijekom razgovora prekinuo nadređenu tri puta i govorio povišenim tonom.”
Nejasni prekršaji – “loše ponašanje” ili “neadekvatno obavljanje posla” su prekršaji koji se ne mogu braniti na sudu. Budite specifični: koje točno ponašanje, kada, gdje, pred kim?
Retrospektivne promjene pravila – ne možete kazniti radnika za kršenje pravila koje ste promijenili nakon što se prekršaj dogodio. Klasična greška koju vidim kod novih menadžera.
Nedosljednost u primjeni – ako jednom radniku opraštate kašnjenja, a drugom izdajete opomenu za isto ponašanje, to je diskriminacija. Dokumentirajte razloge za različito postupanje.
Preteške sankcije za lagane prekršaje – opomena za petominutno kašnjenje jednom mjesečno neće proći na sudu. Razmjernost je ključna.
Specijalni savjet: uvijek pročitajte opomenu naglas prije slanja. Ako zvuči agresivno ili emocionalno kad je izgovorite, preradite je.
Prava Radnika i Mogućnost Žalbe na Opomenu
Pravo na žalbu je jedno od osnovnih prava radnika kada primi opomenu. Zakon o radu jamči rok od 8 dana od dostave opomene za podnošenje žalbe.
Radnik može podnijeti žalbu iz nekoliko razloga: proceduralnih grešaka (nepravilna dostava, nedostatak potpisa), materijalno-pravnih grešaka (nerazmjernost sankcije, nedostatak dokaza), ili diskriminacije (različito postupanje prema radnicima u sličnim situacijama).
Žalba se podnosi u pisanom obliku i mora sadržavati razloge osporavanja opomene. Poslodavac je dužan odgovoriti na žalbu u roku od 8 dana.
Iz mog iskustva, oko 15% radnika podnosi žalbu na prvu opomenu – uglavnom iz principa ili jer smatraju da je sankcija nepravedna. Međutim, uspješnih žalbi je znatno manje, oko 3-4%, jer su većinom opomene opravdane.
Pravo na pristup dokumentaciji omogućuje radniku da zatražiti kopiju svog dosijea i sve dokaze koji su korišteni za donošenje odluke o opomeni.
Pravo na zastupanje – radnik može angažirati sindicat, odvjetnika ili drugog zastupnika tijekom postupka žalbe.
Zanimljivo je da radnik može tražiti brisanje opomene iz dosijea nakon isteka roka važenja, ali to nije automatski proces – mora se formalno zatražiti.
Kolektivni ugovori često proširuju prava radnika u disciplinskim postupcima, pa je važno provjeriti postoje li dodatne obveze koje morate poštovati.
Savjet za poslodavce: tretiraje svaku žalbu ozbiljno i odgovorite argumentirano. Ignoriranje žalbe može dovesti do većih problema kasnije, posebno ako slučaj završi na sudu.