Mnogi poduzetnici se suočavaju s pitanjem kako legalno sklopiti ugovor o najmu poslovnog prostora bez naknade. Bilo da se radi o obiteljskom poslu, humanitarnim aktivnostima ili strateškom partnerstvu, besplatni najam može biti idealno rješenje – ali samo ako je pravno ispravno proveden.
Ugovor o najmu poslovnog prostora bez naknade je pravno valjan dokument koji omogućava korištenje poslovnog prostora bez mjesečne naknade, uz poštovanje svih zakonskih obveza i jasno definiranje prava i obveza obaju strana.
Svaka pogreška u sastavljanju takvog ugovora može dovesti do ozbiljnih pravnih komplikacija koje će vas koštati puno više od uštede na najmu.
Što Je Ugovor o Najmu Poslovnog Prostora Bez Naknade
Ugovor o najmu poslovnog prostora bez naknade predstavlja specifičnu vrstu ugovora koji regulira korištenje poslovnog prostora bez obveze plaćanja najamnine. Iako se čini jednostavno, ovaj tip ugovora zahtijeva pažljiv pristup jer se mora pridržavati svih zakonskih odredaba koje se primjenjuju na klasične ugovore o najmu.
Ova vrsta ugovora se najčešće koristi u sljedećim situacijama:
- Obiteljski biznis gdje članovi obitelji dijele poslovni prostor
- Startup inkubatori koji pružaju besplatni prostor mladim poduzećima
- Humanitarne organizacije koje koriste prostor bez naknade
- Strateška partnerstva između kompanija
- Privremeno korištenje prostora u zamjenu za usluge
Važno je naglasiti da “bez naknade” ne znači “bez obveza”. Najmoprimac i dalje mora poštovati sve uvjete korištenja, održavanja i vraćanja prostora u originalnom stanju.
Pravni status takvog ugovora ostaje isti kao i kod ugovora s naknadu – potrebno je registrirati poslovnu djelatnost, voditi računa o poreznim obvezama i poštovati sve sigurnosne i građevinske propise. Jedina razlika je što se ne plaća mjesečna najamnina za korištenje prostora.
Nepravilno sastavljeni ugovor može dovesti do problema s poreznom upravom, općinom ili čak sudskim sporovima oko prava korištenja prostora.
Pravni Okvir i Uvjeti za Sklapanje Ugovora Bez Naknade
Obvezni Elementi Ugovora Prema Hrvatskom Pravu
Svaki ugovor o najmu poslovnog prostora, bez obzira na naknadu, mora sadržavati temeljne elemente definirane Zakonom o obveznim odnosima. Ovi elementi čine pravnu osnovu valjanog ugovora:
Identifikacija ugovornih strana – puna imena, adrese i OIB brojevi vlasnika (ili ovlaštenog predstavnika) i najmoprimca. Kod pravnih osoba potrebni su podaci o trgovačkom sudu registraciji.
Precizno određenje predmeta najma – točan opis prostora s adresom, površinom u kvadratnim metrima, katom i svim relevantnim karakteristikama. Najbolje je priložiti i tlocrt prostora.
Trajanje ugovora – jasno definirane datume početka i kraja najma. Kod ugovora bez određenog roka potrebno je specificirati uvjete otkaza.
Namjena korištenja – detaljno opisati za koje poslovne aktivnosti se prostor koristi. Ovo je ključno za dobivanje potrebnih dozvola.
Ograničenja i Uvjeti za Besplatni Najam
Besplatni najam nije bez ograničenja. Postoje specifični uvjeti koje obje strane moraju poštovati:
Porezne implikacije – iako nema najamnine, vlasnik mora voditi računa o tome da besplatno ustupanje prostora može imati porezne posljedice. Porezna uprava može tretirati ovu vrijednost kao prihod u naravi.
Registracija djelatnosti – najmoprimac mora imati registriranu poslovnu djelatnost za aktivnosti koje planira obavljati u prostoru.
Komunalne obveze – treba jasno definirati tko plaća struju, vodu, grijanje i komunalne usluge. Obično to preuzima najmoprimac.
Osiguranje odgovornosti – potrebno je osigurati prostor od požara, provale i drugih oštećenja, kao i odgovornost za štete koje mogu nastati tijekom obavljanja poslovne djelatnosti.
Važno je napomenuti da se besplatni najam ne smije koristiti za zaobilaženje poreznih obveza ili drugih zakonskih regulativa.
Korak 1: Priprema i Definiranje Uvjeta Ugovora
Određivanje Trajanja i Uvjeta Korištenja
Prije nego što počnete sastavljati ugovor, ključno je jasno definirati sve uvjete korištenja prostora. Ovaj korak često podcijenimo, a kasnije se suočimo s neočekivanim problemima.
Trajanje ugovora treba pažljivo razmotriti. Kratkoročni ugovori (do godinu dana) pružaju veću fleksibilnost, ali mogu stvarati nesigurnost za poslovanje. Dugoročni ugovori daju stabilnost, ali ograničavaju mogućnosti promjena.
Praktičan savjet: počnite s ugovorom na godinu dana s mogućnošću produženja. Tako ćete testirati suradnju prije dugoročnih obveza.
Radno vrijeme mora biti jasno definirano. Možete li koristiti prostor 24/7 ili samo tijekom određenih sati? Ima li vlasnik pravo pristupa prostoru i pod kojim uvjetima?
Održavanje prostora – tko je odgovoran za čišćenje, sitne popravke i redovito održavanje? Ova stavka često stvara nesporazume kasnije.
Definiranje prava i Obveza Obiju Strana
Prava vlasnika prostora:
- Redovito provjeravanje stanja prostora (uz najavu)
- Zahtijevanje poštovanja ugovornih obveza
- Raskidanje ugovora u slučaju kršenja uvjeta
- Povrat prostora u originalnom stanju
Obveze vlasnika prostora:
- Osiguravanje mirnog korištenja prostora
- Održavanje osnovne infrastrukture (grijanje, voda, struja)
- Poštovanje privatnosti poslovanja najmoprimca
Prava najmoprimca:
- Ekskluzivno korištenje prostora prema ugovoru
- Prilagodba prostora potrebama poslovanja (uz odobrenje)
- Sigurnost uloženih investicija u prostor
Obveze najmoprimca:
- Korištenje prostora samo u dogovorene svrhe
- Plaćanje svih troškova korištenja (komunalije, osiguranje)
- Održavanje prostora u urednom stanju
- Vraćanje prostora u originalnom stanju po isteku ugovora
Jedan primjer iz prakse: vlasnik je ustupila prostor mladom poduzetniku za fitness studio bez najamnine, ali nije definirala tko plaća povećane troškove struje. Mjesečni računi su skočili s 800 na 3.200 kuna, što je dovelo do spora i raskida ugovora.
Korak 2: Sastavljanje Ugovora o Najmu Bez Naknade
Obvezni Sadržaj Ugovora
Sastavljanje ugovora zahtijeva preciznost i pažnju na detalje. Svaki element mora biti jasno definiran kako bi se izbjegli budući sporovi.
Zaglavlje ugovora mora sadržavati:
- Naziv: “Ugovor o najmu poslovnog prostora bez naknade”
- Mjesto i datum sklapanja
- Potpune podatke o ugovornim stranama
Osnovna odredba treba eksplicitno navesti da se radi o najmu bez naknade: “Vlasnik ustupa najmoprimcu na korištenje poslovni prostor bez obveze plaćanja mjesečne najamnine.”
Detaljni opis prostora mora uključivati:
- Točnu adresu s poštanskim brojem
- Ukupnu površinu u kvadratnim metrima
- Kat i poziciju u zgradi
- Opis prostorija (broj soba, sanitarni čvorovi, skladišni prostor)
- Stanje prostora pri preuzimanju
Trajanje najma s točnim datumima početka i završetka, kao i uvjetima za eventualnu obnovu ili prijevremeni raskid.
Namjena korištenja mora biti specifična. Umjesto “poslovne aktivnosti” navedite točno: “prodaja odjeće i obuće na malo” ili “pružanje usluga fizioterapije”.
Klauzule za Zaštitu Vlasnika i Najmoprimca
Zaštitne klauzule za vlasnika:
Jamstvo povrata – “Najmoprimac se obvezuje vratiti prostor u istom stanju u kojem ga je preuzeo, uključujući sve eventualne preinake.”
Kontrola namjene – “Najmoprimac smije koristiti prostor isključivo za djelatnosti navedene u ugovoru. Svaka promjena namjene zahtijeva pisanu suglasnost vlasnika.”
Osiguranje odgovornosti – “Najmoprimac se obvezuje sklopiti i održavati policu osiguranja od odgovornosti u minimalnom iznosu od 100.000 kuna.”
Zaštitne klauzule za najmoprimca:
Mirno uživanje – “Vlasnik jamči najmoprimcu mirno i nesmetan korištenje prostora tijekom cijelog trajanja ugovora.”
Najava posjeta – “Vlasnik može ući u prostor samo uz pisanu najavu 48 sati unaprijed, osim u slučaju hitnosti.”
Zaštićene investicije – “Najmoprimac ima pravo na naknadu opravdanih ulaganja u poboljšanje prostora ako se ugovor raskida zbog krivnje vlasnika.”
Praktičan savjet iz iskustva: dodajte klauzulu o “cooling-off” periodu od 30 dana tijekom kojeg obje strane mogu raskinuti ugovor bez objašnjenja. To omogućava ispravak početnih grešaka u procjeni.
Korak 3: Pravno Formaliziranje i Registracija
Notarsko Ovjeravanje i Potrebna Dokumentacija
Ni jedan ugovor o najmu poslovnog prostora nije potpun bez proper pravnog formaliziranja. Iako hrvatski zakon ne zahtijeva obvezno notarsko ovjeravanje za ugovore o najmu, preporučuje se iz nekoliko važnih razloga.
Zašto ovjeriti ugovor kod javnog bilježnika?
- Pravna sigurnost – ovjereni ugovor ima snagu javne isprave
- Lakše rješavanje sporova – sudovi priznaju ovjerene ugovore bez dodatnih dokaza
- Zaštita od zlouporabe – javni bilježnik provjerava identitet i potpise
Potrebna dokumentacija za ovjeravanje:
- Osobne iskaznice ili putovnice svih ugovornih strana
- Izvadak iz zemljišnih knjiga za nekretninu
- Rješenje o registraciji obrtništva ili tvrtke (za najmoprimca)
- Potvrdu o vlasništvu ili pravo upravljanja prostorom
- Energetski certifikat nekretnine (ako je potreban)
Trošak ovjeravanja kreće se od 200 do 500 kuna, ovisno o složenosti ugovora. To je mala cijena za pravnu sigurnost.
Jedan slučaj iz prakse: vlasnik je ustupila prostor bez ovjeravanja ugovora. Nakon šest mjeseci htjela je prostor za vlastite potrebe, ali najmoprimac je odbio izaći jer ugovor nije bio pravilno sastavljen. Sudski proces je trajao preko godine.
Registracija u Sudskom Registru
Za određene vrste poslovnih aktivnosti potrebna je registracija ugovora u sudskom registru, osobito ako se radi o dugoročnom najmu (preko 10 godina) ili ako najam uključuje značajne investicije u prostor.
Kada je potrebna registracija:
- Ugovori duži od 10 godina
- Najam koji uključuje pravo građenja ili značajne preinake
- Komercijalni prostori u kojima će se obavljati djelatnosti koje zahtijevaju posebne dozvole
Postupak registracije:
- Podnošenje zahtjeva općinskom sudu
- Prilaganje ovjerenog ugovora i pratećih dokumenata
- Plaćanje sudskih taksi (obično 150-300 kuna)
- Čekanje rješenja (7-14 radnih dana)
Praktični savjet: prije registracije provjerite namjenu prostora u prostornom planu općine. Nekad se dogodi da je prostor označen za stanovanje, a vi ga želite koristiti za ured – to može stvarati probleme s dozvolama.
Ne zaboravite prijaviti početak najma i poreznoj upravi unutar 8 dana od početka korištenja prostora, čak i ako nema najamnine. Propust može koštati do 5.000 kuna kazne.
Porezni i Administrativni Aspekti
Obveze Prijave Nadležnim Tijelima
Čak i kad nema najamnine, postoje administrativne obveze koje ne smijete zanemariti. Propuštanje prijava može dovesti do ozbiljnih problema s državnim tijelima.
Prijava Poreznoj upravi je obvezna u roku od 8 dana od početka korištenja prostora. To se odnosi na:
- Registraciju novog poslovnog prostora
- Promjenu adrese postojeće djelatnosti
- Početak korištenja dodatnog prostora
Prijava općini o promjeni namjene prostora (ako je potrebna):
- Provjera zoniranja i dozvoljene namjene
- Potvrda o ispunjavanju uvjeta za obavljanje djelatnosti
- Plaćanje komunalnih doprinosa (ako su primjenjivi)
Prijava nadležnim inspekcijskim službama:
- Sanitarna inspekcija (za djelatnosti s hranom)
- Vatrogasna inspekcija (za određene vrste djelatnosti)
- Inspekcija rada (za prostorije gdje će raditi zaposlenici)
Jedan primjer koji ilustrira važnost: frizer je otvorio salon u prostoru dobivenom bez najamnine, ali nije prijavio prostor sanitarnoj inspekciji. Kad su došli na provjeru, salon je zatvoren na tri mjeseca zbog nepravilnosti.
Porezne Implikacije za Obje Strane
Za vlasnika prostora:
Besplatno ustupanje prostora može se tretirati kao prihod u naravi. Porezna uprava ponekad procjenjuje tržišnu vrijednost najma i traži plaćanje poreza na tu procijenjenu vrijednost.
Kako se zaštititi:
- Jasno definirajte razloge besplatnog ustupanja (obiteljski odnosi, humanitarne svrhe, partnerstvo)
- Vodite dokumentaciju o stvarnim troškovima koje pokriva najmoprimac
- Razmislite o simboličnoj najamnini (npr. 1 kuna mjesečno)
Za najmoprimca:
Besplatno korištenje prostora može se tretirati kao prihod u naravi koji se mora prijaviti u poreznu osnovu.
Ključne obveze:
- Vođenje evidencije o troškovima korištenja prostora
- Prijava vrijednosti besplatnog korištenja u poreznu prijavu
- Plaćanje poreza na procijenjenu vrijednost (ako je primjenjivo)
PDV aspekti – ako je vlasnik u sustavu PDV-a, mora razmotriti da li besplatno ustupanje ima PDV implikacije. Najbolje je konzultirati računovođu.
Praktični savjet: dogovorite da najmoprimac preuzme sve troškove korištenja (struja, voda, komunalije, održavanje). Tako će vrijednost “besplatnog” korištenja biti minimalna i neće privlačiti pažnju poreznih vlasti.
Nekad je bolje dogovoriti simboličnu najamninu od 100-200 kuna mjesečno nego imati problema s tumačenjem “besplatnog” korištenja.
Česti Problemi i Kako ih Riješiti
Raskid Ugovora i Postupak Iseljenja
Raskidanje ugovora o besplatnom najmu često je kompleksnije nego kod klasičnog najma jer nema “ekonomske poluge” najamnine. Evo najčešćih scenarija i rješenja:
Jednostrani raskid od strane vlasnika:
Vlasnik može raskinuti ugovor ako:
- Najmoprimac krši uvjete korištenja prostora
- Prostor se koristi za druge namjene od dogovorenih
- Nastaju štete koje najmoprimac ne želi popraviti
- Vlasnik treba prostor za vlastite potrebe (uz poštovanje otkaznog roka)
Postupak: pošaljite pisanu opomenu s rokom od 15 dana za ispravak. Ako nema reakcije, pošaljite otkaz s otkaznim rokom prema ugovoru (obično 30 dana).
Jednostrani raskid od strane najmoprimca:
Najmoprimac može raskinuti ako:
- Vlasnik ne omogućava mirno korištenje prostora
- Prostor postane neupotrebljiv zbog kvarova koje vlasnik ne želi popraviti
- Promijene se okolnosti poslovanja
Problem s iseljenjem:
Ako najmoprimac odbija izaći, postupak je isti kao kod klasičnog najma:
- Formalna opomena (preporučeno s povratnicom)
- Tužba za iseljenje na općinskom sudu
- Izvršavanje presude preko ovršitelja
Jedan slučaj: računovotkinja je dobila ured bez najamnine od prijateljice. Nakon godinu dana prijateljica je htjela prostor za svoju kćer, ali računovotkinja je odbila izaći jer “nije plaćala najam”. Sud je presudio u korist vlasnice jer je ugovor imao klauzulu o otkazu s mjesec dana najave.
Sporovi Oko Korištenja Prostora
Prekoračenje dogovorene namjene je najčešći uzrok sporova.
Primjer: dogovoreno je korištenje za ured, a najmoprimac je počeo držati tečajeve s 20+ polaznika dnevno. Vlasnik može zahtijevati vraćanje na originalnu namjenu ili raskidanje ugovora.
Rješenje: jasno definirajte namjenu u ugovoru i dodajte klauzulu da svaka promjena zahtijeva pisanu suglasnost.
Troškovi održavanja i popravci:
Tko plaća kad se pokvari bojler? Ili kad treba zamijeniti pločice? Ovakvi sporovi mogu uništiti i najbolje odnose.
Preventivno rješenje: napravite detaljnu listu odgovornosti:
- Vlasnik: struktura zgrade, krov, voda-struja-plin instalacije
- Najmoprimac: unutarnje uređenje, sitni popravci, čišćenje
- Dijeljena odgovornost: oštećenja zbog redovite upotrebe
Investicije u prostor:
Najmoprimac uloži 50.000 kuna u renovaciju, a nakon godinu dana vlasnik želi prostor natrag. Tko plaća uloženo?
Rješenje: ugovorite unaprijed:
- Ulaganja do određenog iznosa (npr. 10.000 kn) ostaju u prostoru
- Veća ulaganja zahtijevaju pisanu suglasnost vlasnika
- Dogovorite načine kompenzacije za odobrena ulaganja
Praktičan savjet: fotografirajte prostor prije preuzimanja i vodite evidenciju svih promjena. To će vam biti neprocjenjivo ako dođe do spora.
Praktični Savjeti za Uspješno Provođenje Ugovora
Više od petnaest godina rada s ugovorima o najmu naučilo me da uspjeh ne leži samo u dobrom ugovoru, već u načinu kako se taj ugovor provodi svakodnevno.
Redovita komunikacija je temelj uspješnog odnosa. Dogovorite mjesečne kratke obavještenja o stanju prostora i eventualnim problemima. Bolje je riješiti malu stvar odmah nego čekati da se pretvori u veliki problem.
Dokumentiranje svega može zvučati dosadno, ali spašava odnose. Vodite evidenciju:
- Svih troškova vezanih uz prostor
- Komunikacije između strana
- Promjena u prostoru ili korištenju
- Pristanka na dodatne aktivnosti
Jedan primjer gdje je ovo pomoglo: vlasniku se činilo da najmoprimac troši previše struje. Zahvaljujući evidenciji troškova ustanovili su da novi hladnjak troši duplo više, pa su pronašli energetski efikasniji model.
Godišnji pregledi prostora su dobra praksa. Dogovorite termin kad ćete zajednički pregledati stanje prostora, raspraviti o eventualnim promjenama i planovima za sljedeću godinu.
Flexibility s granicama – budite otvoreni za razumne zahtjeve, ali postavite jasne granice. Ako najmoprimac traži produženje radnog vremena ili manje promjene u prostoru, razmotriti zahtjev. Ali ako traži mijenjanje osnovne namjene ili aktivnosti koje nisu bile planirane, to zahtijeva novo ugovaranje.
Plan za izvanredne situacije – što ako nastane požar, poplava ili druga šteta? Tko zove osiguranje? Tko organizira sanaciju? Dogovorite unaprijed jer u stresnim situacijama lako nastaju nesporazumi.
Backup opcije – za slučaj da suradnja ne funkcionira, imajte plan B. Vlasnik treba znati koliko brzo može naći novog najmoprimca, a najmoprimac treba imati alternativne opcije za prostor.
Najvažniji savjet iz iskustva: tretite besplatni najam jednako ozbiljno kao i plaćeni. Činjenica da nema mjesečne najamnine ne znači da možete zanemariti professional pristup. Najbolji ugovori bez naknade su oni gdje obje strane osjećaju da dobivaju fer vrijednost za ono što daju.